Procedure aziendali e gestione database: l’importanza della deduplica

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Sappiamo bene quanto sia importante ottimizzare i tempi tecnici e ridurre gli errori per fare in modo di fluidificare il lavoro e poter fare affidamento su procedure aziendali di qualità. Per essere certi che questo avvenga bisogna assicurarsi di effettuare una corretta gestione di database e software gestionali.

In che modo? Principalmente monitorando la presenza di informazioni duplicate, che se presenti nelle banche dati possono andare a costituire un problema sia per quanto riguarda le interazioni tra uomo e applicativo sia in relazione alla necessità di sostenere spese impreviste. Queste ultime possono essere ad esempio legate alla gestione degli indirizzi e all'invio di materiali pubblicitari doppi, in via del tutto inutile, oppure all'invio di comunicazioni ufficiali in serie ma alla stessa ditta (cosa che va peraltro a impattare in maniera negativa sulla brand reputation e sull'immagine pubblica dell'azienda stessa).

L'importanza di usare bene gli indirizzi nella corrispondenza moderna

Sarà importante sottolineare come un elemento chiave quale è l'indirizzo ricopra infatti un ruolo di primo piano nel contesto della corrispondenza moderna. Il suo corretto utilizzo è sinonimo assoluto di affidabilità e professionalità, ecco perché l'uso di database anagrafici corretti e completi oltre che privi di dati duplicati ma soprattutto normalizzati, è così importante. È il motivo per cui l'impiego di un software per la deduplica come quello offerto da egon.com può risultare la scelta giusta da compiere in un'ottica di sviluppo armonico del business.

L'obiettivo è normalizzare database anagrafici che contengono indirizzi postali italiani o internazionali, deduplicando eventuali dati presenti e selezionando criteri come nome, cognome, ragione sociale, partita iva, indirizzo in modo da poter individuare ogni probabile ridondanza. Quella di deduplica è una procedura che sfrutta la metodologia match-codifica e che può risultare particolarmente utile nel momento in cui si debbano fondere più archivi. Si può applicare sia a persone fisiche che a quelle giuridiche, consente sia di individuare nuclei familiari che di eliminare dati doppi e arricchire dati interni.

La crescita incontrollata di dati e i problemi di capienza

C'è anche un altro aspetto del quale si deve tenere conto, ovvero quello relativo alla crescita non controllata dei dati. Anche in questo caso un software per la deduplica potrà essere utile e il motivo è presto detto. Molti dati incamerati possono portare a un veloce esaurimento delle capienze di storage. Ecco che allora si continuano ad aggiungere nuovi hardware, aggiungendo pure nuovi costi e vedendo comunque crescere le risorse non necessarie. Elemento alla base del problema sono proprio i data set duplicati, alcuni dei quali si possono comprimere ma spesso vengono comunque memorizzati nelle originali dimensioni (lo spazio occupato sul disco è maggiore).

Con la deduplica vengono analizzati i blocchi di dati e per ciascuno di questi viene creato un hash univoco. Quando viene scritto su disco un nuovo blocco che presenti un hash dal medesimo valore di un altro già presente, avverrà la sostituzione. Si possono sostituire copie ridondanti di dati riducendo in tal modo lo spreco di storage. I maggiori vantaggi delle operazioni di deduplica si ottengono in presenza di più blocchi di stessi dati, che siano stati per esempio generati dalla ridondanza di snapshot.

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